Automatisation des processus métier : les tâches répétitives s'enchaînent, les décisions restent les vôtres.
Réception d'une demande, contrôles, mise à jour de vos logiciels, documents, relances : nous enchaînons ces opérations entre vos outils. Les exceptions et les validations restent visibles, et entre les mains de vos équipes.
- OP 10
Commande reçuepar e-mail ou depuis l'espace client
- OP 20
Articles et quantités lusseulement si la commande est rédigée en texte libre
- OP 30
Client et conditions vérifiéscompte connu, conditions de paiement en vigueur
Exception · numéro de TVA manquant. Une demande de complément part vers le client ; la commande attend, rien n'est créé.
- OP 40
Commande crééearticles, quantités, adresse de livraison
- OP 50
Remise exceptionnelle à validerle responsable commercial accepte, ajuste ou refuse
En attente de validation - OP 60
Confirmation envoyéeavec le bon de commande en pièce jointe
- OP 70
Exécution journaliséechaque opération, son résultat, son heure
- Puis : confirmation envoyée, exécution journalisée.
Les opérations qui méritent d'être automatisées, et celles qui doivent rester humaines.
Une opération mérite d'être automatisée quand elle se répète, suit des règles que vos équipes savent énoncer, et oblige à recopier la même information d'un outil à l'autre. Les saisies qui accompagnent les flux de l'industrie et de la logistique en sont un exemple fréquent ; les décisions de production et de sécurité restent aux équipes.
Bon candidat
- Elle revient chaque jour ou chaque semaine.
- Ses règles sont stables et se disent en une phrase.
- Elle touche plusieurs logiciels.
- Elle oblige à ressaisir ou à copier-coller.
- Ses exceptions sont connues de ceux qui la font.
Pas encore
- La décision demande un jugement au cas par cas.
- Le cas se présente quelques fois par an.
- Le processus change chaque mois.
- Les données nécessaires sont absentes ou peu fiables.
Commencer par une opération, pas par tout le service.
Règles, connexions, IA : le bon moteur pour chaque opération.
Une même chaîne combine plusieurs moteurs. Chacun est choisi pour une opération précise, pas pour toute la chaîne.
Une règle
Une condition écrite à l'avance, toujours appliquée de la même façon.
ExempleSi le numéro SIRET manque, demander un complément.
Une connexion
Une information transmise d'un logiciel à l'autre, sans ressaisie.
ExempleCréer l'opportunité dans le CRM à partir de la demande.
Un composant IA
Utile pour du texte libre, un document ou un classement incertain, avec une vérification en cas de doute. La lecture de documents relève du traitement documentaire.
ExempleRepérer produits et quantités dans un e-mail rédigé librement.
Si une règle suffit, nous n'ajoutons pas d'IA : elle coûterait plus cher à faire fonctionner et serait plus difficile à vérifier.
Ici, le déroulement des opérations et les règles sont définis en amont. Un agent IA peut, lui, choisir certaines actions dans un périmètre contrôlé, avec des capacités d'analyse et de décision adaptées au projet. Toute automatisation n'a pas besoin d'un agent.
Le chemin long, le chemin court : les mêmes décisions, sans les ressaisies.
Scénario fictif : un client professionnel demande un devis. Les deux colonnes montrent le même traitement, étape par étape, à la main puis automatisé. La validation commerciale reste humaine dans les deux cas.
Étape 1 sur 8 : Réception.
Demande de devis d'un client professionnel · scénario fictif
01Réception
À la main
La demande arrive dans la boîte commune. Elle est lue quand quelqu'un est disponible.
attenteAutomatisé
Déclencheur · La demande est enregistrée dès réception, horodatée, avec ses pièces jointes.
02Lecture de la demande
À la main
Le besoin, décrit en texte libre, est résumé à la main.
ressaisieAutomatisé
Lecture par l'IA · Produits et quantités sont repérés dans le texte. En cas de doute, la lecture est signalée pour vérification.
03Vérification des informations
À la main
Un assistant vérifie à l'œil ; s'il manque une information, il rappelle le client.
relance manuelleAutomatisé
Contrôle par règle · Les champs obligatoires et le numéro SIRET sont vérifiés.
Exception · Quantité absente : une demande de complément part vers le client, et la demande attend sa réponse.
04Création de l'opportunité
À la main
Le client et sa demande sont ressaisis dans le CRM.
ressaisieAutomatisé
Action · L'opportunité est créée dans le CRM existant, rattachée au compte du client.
05Notification du commercial
À la main
L'e-mail est transféré au commercial du secteur, qui peut ne pas le voir.
transfertAutomatisé
Action · Le commercial du secteur est prévenu, avec le lien vers l'opportunité.
06Préparation du devis
À la main
Les prix sont copiés depuis la grille tarifaire dans un modèle de document.
copier-collerAutomatisé
Action · Un brouillon de devis est préparé à partir du catalogue et des conditions du client.
07Validation commerciale
À la main
Le commercial relit le devis, puis l'envoie.
Automatisé
Validation humaine · Le commercial vérifie, ajuste les prix ou les délais, puis valide et envoie. Rien ne part sans sa validation.
08Suivi
À la main
Une relance est notée dans un agenda, si quelqu'un y pense.
oubli possibleAutomatisé
Action · Sans réponse du client, une relance est programmée ; chaque opération est journalisée.
En résumé
À la mainDes ressaisies, des transferts et des relances qui dépendent de la disponibilité de chacun. Personne ne voit où en est la demande.
AutomatiséUne seule saisie, des exceptions traitées au lieu d'être oubliées, et deux décisions humaines : compléter la demande si besoin, puis valider le devis.
Scénario fictif : aucun outil réel n'est connecté, aucune donnée client n'est utilisée.
Vos outils restent en place, reliés entre eux.
Vos logiciels restent en place. Nous les relions par leurs API quand ils en proposent, sinon par des échanges de fichiers planifiés et contrôlés. Les modalités techniques relèvent des API et intégrations.
- Messagerie
- CRM
- ERP
- Agenda
- Stockage de documents
- Tableurs
Le logiciel propose une API
Les informations circulent à chaque événement : création, mise à jour, changement d'état.
Il n'en propose pas
Des échanges de fichiers planifiés, contrôlés à l'arrivée ; une anomalie arrête l'opération au lieu de la propager.
Aucun outil ne porte le processus
Il peut devenir une plateforme métier, conçue par notre pôle développement digital.
Quand un composant IA s'insère dans un logiciel existant, son architecture et ses coûts d'usage relèvent de l'intégration de l'IA à vos logiciels.
Exceptions et validations : un processus qui ne décide pas à votre place.
Une automatisation qui rencontre une erreur ne devine pas : elle s'arrête, met le dossier de côté et prévient la bonne personne.
Une information manque
Une demande de complément part vers la bonne personne ; le dossier attend, rien n'est créé à moitié.
Une condition n'est pas remplie
Le dossier est orienté vers une personne, avec la raison : client inconnu, montant inhabituel, délai impossible.
Un outil ne répond pas
L'opération est retentée, puis une alerte est envoyée ; rien n'est perdu pendant l'interruption.
Les validations restent humaines
- Prix, remise, accord, exception métier : la décision revient à une personne.
- Chaque validation a son responsable et un suppléant en cas d'absence.
- L'automatisation prépare l'information, puis attend la décision.
Les comptes qu'utilise l'automatisation n'ont que les droits nécessaires à leurs opérations, selon les principes de protection des accès de notre pôle cybersécurité.
De l'observation à la mise en service, une opération après l'autre.
- OP 10
Observer
Le processus réel, avec ceux qui le font : leurs gestes, leurs contournements, leurs exceptions.
- OP 20
Cartographier
Opérations, outils, exceptions et décisions, dans une gamme que vous relisez et validez.
- OP 30
Automatiser une première chaîne
Elle fonctionne à côté du traitement manuel le temps de vérifier ses résultats, avant de le remplacer.
- OP 40
Mettre en service
Avec un journal d'exécution, des alertes et un interlocuteur désigné de votre côté.
Supervision et évolution
- Le journal d'exécution montre chaque opération, son résultat et ses exceptions.
- Une règle qui change, un nouvel outil, une nouvelle exception : la chaîne s'ajuste.
- Un suivi, des ajustements ou une maintenance peuvent être prévus selon le projet et les engagements contractuels.
Questions fréquentes sur l'automatisation des processus
Par où commencer, place de l'IA, logiciels existants, erreurs, validations, budget.
Quels processus automatiser en premier ?
Ceux qui se répètent souvent, suivent des règles stables et obligent à recopier les mêmes informations d'un outil à l'autre : traitement des demandes entrantes, mises à jour entre logiciels, relances. Nous commençons par une seule opération bien délimitée, que vos équipes connaissent, pour vérifier le résultat avant d'aller plus loin.
Faut-il obligatoirement utiliser l'intelligence artificielle ?
Non. La plupart des opérations reposent sur des règles et des connexions entre logiciels. L'IA n'intervient que pour une opération qui porte sur du texte libre, un document ou un classement incertain, et seulement si elle apporte un résultat vérifiable. Si une règle suffit, nous n'ajoutons pas d'IA.
Peut-on automatiser sans changer nos logiciels actuels ?
Le plus souvent, oui. L'automatisation relie les outils existants par leurs API quand ils en proposent, sinon par des échanges de fichiers planifiés et contrôlés. Si un logiciel ne permet aucune connexion fiable, nous vous le disons au cadrage, avec les options possibles et leurs contraintes.
Que se passe-t-il lorsqu'une automatisation rencontre une erreur ?
Elle s'arrête au lieu de deviner. Le dossier est mis de côté, la personne concernée est prévenue et l'erreur est inscrite dans le journal d'exécution. Une information manquante déclenche une demande de complément ; un outil indisponible, une nouvelle tentative puis une alerte. L'opération reprend une fois la cause traitée.
Comment garder les validations humaines ?
Elles sont placées dans la chaîne dès sa conception : prix, remise, accord, exception métier. L'automatisation prépare et présente l'information, puis attend la décision ; rien ne part sans elle. Chaque validation a son responsable et un suppléant en cas d'absence.
Comment cadrer le budget et l'évolution d'une automatisation ?
Le budget dépend du nombre d'opérations, des logiciels à relier, des exceptions à traiter et de la présence ou non d'un composant IA, qui a aussi un coût d'usage. Après le cadrage, nous proposons une première chaîne, puis les suivantes au vu des résultats. Un suivi, des ajustements ou une maintenance peuvent être prévus selon le projet et les engagements contractuels.
Une opération qui se répète, une chaîne que vous gardez en main.
Décrivez une opération que vos équipes refont chaque semaine. Nous l'analysons avec vous : ce qui peut s'enchaîner seul, ce qui doit rester une décision, et si l'IA y a vraiment sa place.
- OP 10Ce qui déclenche l'opération
- OP 20Les informations à lire ou à reprendre
- OP 30Les vérifications que vous faites aujourd'hui
- OP 40Les logiciels à mettre à jour
- OP 50Les décisions qui restent humaines
- …Les exceptions qui reviennent le plus souvent
Un exemple suffit pour commencer. Réponse sous 24 à 48 heures ouvrées.