Recherche documentaire RAG : retrouvez les bonnes informations, avec les sources pour les vérifier.
Procédures, manuels, référentiels, notes internes : nous concevons des systèmes qui retrouvent les passages utiles dans vos documents, tiennent compte des versions et des droits d'accès, et indiquent sur quoi repose chaque réponse.
Démonstration : entreprise, documents et passages fictifs, préparés à l'avance ; aucun modèle n'est appelé. Une réponse accompagnée de références reste à vérifier : une source citée n'est pas une réponse exacte par défaut.
Illustration en six étapes, données fictives. 1. Un technicien de l'équipe maintenance demande la procédure à suivre avant une intervention sur le compresseur C‑12. 2. Seuls les documents de son périmètre entrent dans la recherche. 3. Cinq documents sont recherchés : le manuel d'utilisation, la procédure PR‑14 en version 3, en vigueur, l'annexe de sécurité AS‑02, l'ancienne procédure PR‑14 en version 2, remplacée, et la note interne NI‑31. 4. Cinq passages sont retrouvés, chacun rattaché à son document. 5. L'ancienne version est écartée ; la note NI‑31 indique 5 minutes d'attente après la purge, alors que la procédure en vigueur indique 10 minutes : la contradiction est signalée, sans être tranchée. 6. La réponse cite ses quatre passages : consigner les énergies électrique et pneumatique, poser cadenas et étiquette, purger puis vérifier 0 bar au manomètre ; le délai reste à confirmer auprès du responsable sécurité.
1 Question
« Quelle procédure faut-il suivre avant une intervention sur le compresseur C‑12 ? »
technicien · équipe maintenance
2 Corpus · votre périmètre
- AManuel d'utilisation C‑12consulté
- BProcédure PR‑14retenu
- CAnnexe sécurité AS‑02retenu
- DProcédure PR‑14écarté : remplacé
- ENote interne NI‑31à vérifier
Seuls les documents de votre périmètre sont recherchés.
3 Passages retrouvés4 cités · 1 écarté
- B[1] PR‑14 v3, § 3.1retenu« Consigner l'alimentation électrique et le réseau pneumatique selon l'annexe AS‑02. »
- C[2] AS‑02 v2, § 2retenu« Poser le cadenas de consignation et l'étiquette nominative sur chaque sectionneur. »
- B[3] PR‑14 v3, § 3.2retenu« Purger le circuit, attendre 10 minutes, vérifier 0 bar au manomètre. »
- E[4] NI‑31contredit« Après la purge, un délai de 5 minutes suffit avant d'ouvrir le carter. » Contredit [3] sur le délai : signalé, non tranché.
- D— PR‑14 v2, § 3écarté« Purger le circuit et attendre 3 minutes. » Version remplacée : écartée de la réponse.
4 Réponse référencée · 1 point à vérifiersources : PR‑14 v3, AS‑02 v2, NI‑31
Avant d'intervenir : consigner les énergies électrique et pneumatique [1], poser cadenas et étiquette nominative sur chaque sectionneur [2], purger le circuit puis vérifier 0 bar au manomètre [3].
Délai d'attente après la purge : 10 minutes selon la procédure PR‑14 v3 [3], 5 minutes selon la note NI‑31 [4]. Les documents disponibles ne permettent pas de trancher sans vérification : à confirmer auprès du responsable sécurité.
La procédure PR‑14 v2 (2024) prévoyait 3 minutes ; elle est remplacée par la version en vigueur et n'est pas utilisée.
Recherche dans une documentation de maintenance, six étapes
Retrouver une information dans vos documents : la réponse et l'endroit où la vérifier.
Vos équipes cherchent chaque jour une procédure, une caractéristique, une règle. La recherche documentaire retrouve le passage qui répond, dans le bon document et la bonne version, et le montre. Dans le BTP, la même logique s'applique aux dossiers de chantier : la réponse renvoie au document, la vérification reste aux responsables.
Procédures internes
- Question type
- Que faire avant d'intervenir ?
- Documents
- procédures, modes opératoires
- Ce que l'utilisateur obtient
- les étapes, avec la procédure en vigueur citée
Documentation technique
- Question type
- Quelle est la pression de service ?
- Documents
- fiches techniques, notices
- Ce que l'utilisateur obtient
- la valeur et la page où elle figure
Manuels de maintenance
- Question type
- Comment remplacer ce filtre ?
- Documents
- manuels constructeur, gammes
- Ce que l'utilisateur obtient
- le passage du manuel, ouvert à la bonne section
Informations réparties
- Question type
- Qu'a-t-on décidé pour ce client ?
- Documents
- dossiers, comptes rendus, notes
- Ce que l'utilisateur obtient
- les passages utiles de plusieurs dossiers, chacun cité
Assistance aux équipes support
- Question type
- Comment répondre à ce cas ?
- Documents
- base de connaissances, historique
- Ce que l'utilisateur obtient
- les articles pertinents, à relire avant de répondre
Référentiels métiers
- Question type
- Quelle règle s'applique ici ?
- Documents
- référentiels, règlements internes
- Ce que l'utilisateur obtient
- l'article applicable, avec sa référence
Documents versionnés
- Question type
- Quelle version fait foi ?
- Documents
- procédures et leurs versions
- Ce que l'utilisateur obtient
- la version en vigueur ; les anciennes signalées comme remplacées
Réponses vérifiables
- Question type
- Sur quoi repose cette réponse ?
- Documents
- tous les documents consultés
- Ce que l'utilisateur obtient
- une référence par affirmation, consultable
L'objectif n'est pas un assistant qui saurait tout, mais un outil qui retrouve ce que vos documents disent et vous laisse le vérifier.
Des documents aux passages : chaque étape se règle sur votre corpus.
Un système de recherche documentaire enchaîne plusieurs étapes. Leur réglage dépend de vos documents, de vos questions et de vos contraintes.
Collecte et préparation
Sources, formats et droits sont inventoriés. Un document scanné est d'abord lu, comme en traitement documentaire.
Découpage ou organisation
Par section, par article, par fiche : selon la structure réelle des documents.
Indexation
Chaque passage garde le titre, la version, la date et les droits de son document.
Recherche
Lexicale pour les mots exacts et les références, sémantique pour le sens, ou combinée, selon les questions.
Sélection
Les passages réellement utiles sont retenus ; les versions remplacées sont écartées.
Synthèse éventuelle
Un modèle de langage compose une réponse à partir des seuls passages retenus. Ce n'est pas toujours nécessaire : parfois, afficher les passages suffit.
Références et contrôles
Chaque affirmation renvoie à un passage ; une affirmation sans passage est signalée.
Mise à jour du corpus
Ajouts, modifications, suppressions et nouvelles versions sont suivis.
Toutes les solutions n'ont pas les mêmes composants. Une recherche sémantique ne retrouve pas toujours le meilleur passage ; une recherche par mots exacts manque les reformulations. Le bon assemblage se choisit sur vos questions réelles, et un modèle de langage n'est pas toujours utile.
Une question, des sources qui ne disent pas toujours la même chose : vous voyez d'où vient la réponse.
Un technicien interroge la documentation de maintenance d'un compresseur. Choisissez une situation : les documents de son périmètre, les passages retenus ou écartés, la raison de chaque choix et la réponse avec ses références.
Ce que voit le technicien de l'équipe maintenance
Question du technicien« Que faut-il faire avant d'intervenir sur le compresseur C‑12 ? »
- 1Périmètre déterminé2 documents autorisés
- 2Recherche dans les documents autorisés2 passages trouvés
- 3Passages vérifiés2 retenus
- 4Réponse composéeRéponse référencée
- 5Références autorisées2 références
Documents de son périmètre2 consultés
- AManuel d'utilisation C‑12consulté
- BProcédure PR‑14retenu
Passages retenus et écartés
B · PR‑14 v3, § 3.1 · [1]
« Consigner l'alimentation électrique et le réseau pneumatique selon l'annexe AS‑02. »
Retenu
B · PR‑14 v3, § 3.2 · [2]
« Purger le circuit, attendre 10 minutes, vérifier 0 bar au manomètre. »
Retenu
Réponse référencée · à vérifier dans la source
Réponse proposée au technicien
Avant d'intervenir : consigner les énergies électrique et pneumatique [1], purger le circuit, attendre 10 minutes et vérifier 0 bar au manomètre [2].
La procédure en vigueur répond à la question ; chaque phrase renvoie au passage qui la soutient. Le technicien peut ouvrir la référence pour vérifier.
Les cinq situations : la question, les documents consultés, les passages et la réponse avec ses références.
| Situation | Question | Documents consultés | Passages | Réponse | Statut |
|---|---|---|---|---|---|
| A. Source actuelle et pertinente | « Que faut-il faire avant d'intervenir sur le compresseur C‑12 ? » | A. Manuel d'utilisation C‑12, édition 2023 (consulté) ; B. Procédure PR‑14, version 3 (retenu) | [1] PR‑14 v3, § 3.1 : « Consigner l'alimentation électrique et le réseau pneumatique selon l'annexe AS‑02. » (Retenu) [2] PR‑14 v3, § 3.2 : « Purger le circuit, attendre 10 minutes, vérifier 0 bar au manomètre. » (Retenu) | Avant d'intervenir : consigner les énergies électrique et pneumatique [1], purger le circuit, attendre 10 minutes et vérifier 0 bar au manomètre [2]. | Réponse référencée · à vérifier dans la source |
| B. Ancienne version | « Que faut-il faire avant d'intervenir sur le compresseur C‑12 ? » | B. Procédure PR‑14, version 3 (retenu) ; D. Procédure PR‑14, version 2 (écarté : remplacé) | [1] PR‑14 v3, § 3.2 : « Purger le circuit, attendre 10 minutes, vérifier 0 bar au manomètre. » (Retenu) PR‑14 v2, § 3 : « Purger le circuit et attendre 3 minutes. » (Écarté : version remplacée, ne sert pas à la réponse) | Avant d'intervenir : purger le circuit, attendre 10 minutes et vérifier 0 bar au manomètre [1]. La procédure PR‑14 v2 (2024) prévoyait 3 minutes ; elle est remplacée par la version en vigueur et n'est pas utilisée. | Réponse référencée · à vérifier dans la source |
| C. Sources contradictoires | « Que faut-il faire avant d'intervenir sur le compresseur C‑12 ? » | B. Procédure PR‑14, version 3 (retenu) ; E. Note interne NI‑31, note (à vérifier) | [1] PR‑14 v3, § 3.2 : « Purger le circuit, attendre 10 minutes, vérifier 0 bar au manomètre. » (Retenu) [2] NI‑31 : « Après la purge, un délai de 5 minutes suffit avant d'ouvrir le carter. » (Retenu, mais contredit un autre passage : signalé, non tranché) | Avant d'intervenir : purger le circuit puis vérifier 0 bar au manomètre [1]. Délai d'attente après la purge : 10 minutes selon la procédure PR‑14 v3 [1], 5 minutes selon la note NI‑31 [2]. Les documents disponibles ne permettent pas de trancher sans vérification : à confirmer auprès du responsable sécurité. | Sources contradictoires : pas de réponse tranchée |
| D. Document sans autorisation | « Quelle procédure de consignation s'applique sur le site de la Société Aldane ? » | A. Manuel d'utilisation C‑12, édition 2023 (retenu) ; B. Procédure PR‑14, version 3 (retenu) | [2] PR‑14 v3, § 3.1 : « Consigner l'alimentation électrique et le réseau pneumatique selon l'annexe AS‑02. » (Retenu) [1] Manuel C‑12, § 4 : « Pour toute intervention sur site, se reporter à la procédure de consignation propre au site. » (Retenu) | Le manuel renvoie à une procédure de consignation propre au site [1] ; elle ne fait pas partie des documents que vous pouvez consulter : demandez-la à votre responsable de site. Les documents que vous pouvez consulter indiquent de consigner les énergies électrique et pneumatique [2]. | Réponse limitée à votre périmètre |
| E. Information absente | « Quel couple de serrage pour la bride de sortie du compresseur C‑12 ? » | A. Manuel d'utilisation C‑12, édition 2023 (consulté) ; B. Procédure PR‑14, version 3 (consulté) | Manuel C‑12, § 6 : « La bride de sortie se raccorde au réseau d'air comprimé du site. » (Écarté : mentionne le sujet sans y répondre) | Les documents de votre périmètre ne contiennent pas cette information. Aucune valeur n'est proposée : consultez le fabricant ou votre responsable technique. | Information absente des documents consultables |
Dans ce scénario, un document pertinent existe hors du périmètre du technicien. Il n'est ni recherché, ni compté, ni cité, ni transmis au modèle : la simulation n'en montre rien. Seul le manuel, que le technicien peut consulter, indique qu'une procédure de site existe.
- Passage retrouvé ≠ réponse exacte. L'interprétation reste à vérifier.
- Document présent ≠ document applicable. La version compte.
- Document existant ≠ document consultable. Les droits s'appliquent à la recherche.
- Pas de source ≠ réponse à inventer. Le système dit qu'il ne sait pas.
Documents, passages et réponses fictifs, préparés à l'avance ; aucune recherche réelle et aucun modèle appelés.
Quand les sources ne suffisent pas : le système le dit au lieu d'inventer.
Une réponse citée n'est pas exacte par défaut. Nous prévoyons ce qui arrive quand un passage manque, se trompe de version ou contredit un autre.
- Passage pertinent mais incomplet
- La réponse indique ce qu'elle ne couvre pas.
- Source obsolète
- Dates et statuts indexés ; les sources périmées sont signalées.
- Mauvaise version
- La version en vigueur prime ; les versions remplacées sont citées comme telles.
- Document non indexé
- Inventaire des sources et contrôle de couverture.
- Contenu contradictoire
- Les deux passages sont montrés, sans arbitrage automatique.
- Passage mal interprété
- La référence reste consultable ; des questions de test sont rejouées.
- Référence insuffisante
- Une réponse sans passage solide n'est pas présentée comme établie.
- Réponse non fondée
- Contrôle : chaque affirmation doit renvoyer à un passage retenu.
Aucun taux de pertinence n'est annoncé : la qualité se mesure sur vos questions et vos documents, avec un jeu de questions dont la réponse est connue.
Les droits d'accès s'appliquent avant la réponse : chacun ne retrouve que ce qu'il peut consulter.
La confidentialité d'un système de recherche documentaire se joue dans la recherche elle-même, pas seulement dans ce que l'écran affiche.
Le principe
Les permissions s'appliquent dans la recherche et dans la restitution, pas seulement dans l'interface.
Un passage qu'un utilisateur ne peut pas consulter n'est ni retrouvé, ni compté, ni transmis à un modèle, même si la réponse finale devait être filtrée ensuite.
Dans l'ordre
- Déterminer le périmètre autorisé
- Rechercher dans ces sources seulement
- Vérifier les passages exploitables
- Composer ou restituer la réponse
- Afficher des références autorisées
- Permissions
- Par utilisateur, par rôle ou par service, reprises des sources quand c'est possible, ou définies avec la gestion des accès de vos applications.
- Indexation
- Ce qui est copié, où, et pour combien de temps.
- Conservation et suppression
- Un document retiré disparaît de l'index.
- Versions
- La version en vigueur est identifiée ; les autres restent datées.
- Journalisation
- Questions, documents consultés et réponses, selon l'usage.
- Actualisation
- La mise à jour de l'index peut être enchaînée à la publication d'un document.
- Hébergement et prestataires
- Choisis selon vos contraintes ; leurs conditions sont examinées.
Aucune sécurité absolue : nous concevons l'architecture technique et la vérifions avec des comptes de test ; la conformité réglementaire se valide avec vos conseils.
La recherche là où la question se pose : une réponse sourcée sans changer d'application.
La recherche documentaire sert quand elle est à portée de main : dans l'outil où l'on travaille, avec ses références cliquables.
Où
Intranet, outil de support, poste d'atelier ou logiciel métier, selon les logiciels métiers que vous utilisez.
Comment
La réponse arrive avec ses références ; questions, documents consultés et retours des utilisateurs sont conservés pour améliorer la recherche.
Ensuite
Un agent IA peut utiliser cette recherche comme un outil parmi d'autres, dans un périmètre défini.
Questions fréquentes sur la recherche documentaire RAG
Ce que nous demandent les équipes avant de confier leurs documents à un système de recherche.
Quelle différence entre RAG et IA générative ?
L'IA générative produit ou transforme un texte à partir de consignes. Le RAG commence par retrouver les passages utiles dans vos documents, puis peut s'en servir pour composer une réponse qui les cite. C'est ce qui permet de vérifier la réponse ; on parle parfois de chatbot documentaire, mais l'essentiel est la référence, pas la conversation.
Quels types de documents peut-on utiliser ?
Procédures, manuels, référentiels, notes, pages d'intranet, PDF, documents de traitement de texte, tableurs. Les documents scannés doivent d'abord être lus. Ce qui compte surtout : savoir quels documents font foi, dans quelle version, et qui peut les consulter.
Comment le système indique-t-il ses sources ?
Chaque affirmation de la réponse renvoie à un passage précis, avec le document, sa version et sa date. L'utilisateur peut ouvrir le passage dans son contexte. Une affirmation sans passage est signalée ; si aucun passage ne suffit, le système dit qu'il ne sait pas.
Que se passe-t-il si deux documents se contredisent ?
Le système montre les deux passages et indique qu'il ne peut pas trancher sans vérification ; il ne choisit pas à votre place. Les règles de priorité, comme la version en vigueur ou la procédure plutôt que la note, se définissent avec vous, et les contradictions repérées peuvent être signalées aux responsables des documents.
Comment respecter les droits d'accès aux documents ?
Les droits sont appliqués au moment de la recherche : un utilisateur ne retrouve que les passages qu'il peut consulter, et aucun autre n'est transmis à un modèle. Ils sont repris des sources quand c'est possible, ou définis par rôle ou par service. Le dispositif se vérifie avec des comptes de test.
Comment actualiser les réponses lorsque les documents changent ?
L'index suit les ajouts, modifications et suppressions, au fil des publications ou à rythme fixe ; une version remplacée cesse de servir. Un jeu de questions de référence est rejoué après les changements importants, pour vérifier que les réponses suivent.
Vos sources, vos accès, vos réponses : des réponses qui disent d'où elles viennent.
Fichier des sources · projet de recherche documentaire
Neuf fiches à remplir avant la première question
tiroir 1 / 1
- Fiche 01
Documents
Quels documents utiliser ?
Procédures, manuels, référentiels, notes : ceux qui font foi, et ceux à laisser de côté.
- Fiche 02
Emplacements
Où sont-ils stockés ?
Gestion documentaire, partages, intranet, messageries : un inventaire, source par source.
- Fiche 03
Formats
Quels formats ?
PDF natifs ou scannés, pages web, tableurs, documents de traitement de texte.
- Fiche 04
Accès
Qui peut y accéder ?
Droits par personne, par rôle ou par service, à respecter dès la recherche.
- Fiche 05
Mises à jour
Comment sont-ils mis à jour ?
Qui publie, à quel rythme, et comment l'index suit les changements et les suppressions.
- Fiche 06
Versions
Quelles versions sont applicables ?
Version en vigueur, versions remplacées, dates d'effet : ce qui doit primer.
- Fiche 07
Questions à traiter
Quelles questions traiter ?
Les questions réelles de vos équipes, y compris celles sans réponse documentée.
- Fiche 08
Vérification
Comment vérifier les réponses ?
Un jeu de questions et de réponses attendues, rejoué à chaque évolution du corpus.
- Fiche 09
Intégration
Comment l'intégrer à vos logiciels ?
Intranet, outil de support, logiciel métier : là où la question se pose.
Un projet de recherche documentaire commence par les sources et les responsabilités : quels documents font foi, qui les met à jour, qui peut les consulter. L'outil vient ensuite.
- Un inventaire des sources et de leurs versions applicables
- Les droits d'accès, appliqués dès la recherche
- Des questions réelles pour vérifier les réponses
Réponse sous 24 à 48 heures ouvrées.
contact@crawleragency.com
+33 4 94 36 20 09
N'envoyez aucun document interne par le formulaire : les exemples de votre corpus s'échangent selon des modalités convenues ensemble.